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Las reuniones: necesarias en bajas cantidades, nocivas en exceso

Las reuniones se han convertido en un elemento importante del desarrollo de las actividades diarias en las organizaciones. Buscan alinear a los equipos de trabajo para el logro de objetivos, para hacer retroalimentación sobre las acciones emprendidas, etc.

Pero, ¿hasta qué punto son productivas las reuniones, particularmente cuando éstas se realizan con alta frecuencia o duran más de lo necesario?

Varios estudios demuestran que en algunas compañías se dedica una buena parte del tiempo a la realización de reuniones que, en muchos casos, tienden a ser excesivas (en cantidad y duración), lo cual afecta la productividad. Asimismo, existen situaciones en las que algunos colaboradores se ven comprometidos a participar en reuniones que no tienen un objetivo claro o cuyo tema no es de su competencia, lo que hace que el interés y, por consiguiente, el tiempo, se pierda.

Es cierto que las reuniones son necesarias para hacer retroalimentación, alineación y tomar decisiones. Pero cuando tienden a ser realizadas en exceso, ya sea por cantidad de encuentros o por su duración, tienden a ser improductivas, particularmente cuando en las mismas se discuten los mismos temas de análisis sin llegar a conclusiones, la discusión se centra en hacer una crítica negativa a los resultados de alguna gestión, se hace una rendición diaria de cuentas sin que hayan resultados que reportar, etc.; o simplemente, cuando se convoca por cualquier motivo y a cualquier hora.

Asimismo, las reuniones se hacen aún más improductivas cuando sus participantes tienen la percepción de que sus aportes no son tenidos en cuenta, en un escenario en que todas las decisiones sólo son tomadas por los directivos de la organización.

Por otra parte, se ha evidenciado que cuando las reuniones se extienden por más de un tiempo determinado, los participantes se distraen y se pierde la productividad de ésta.

A este fenómeno se le conoce popularmente como ‘reunionitis’. Así, en opinión de varios expertos, cuando esta situación se presenta dentro de una organización, se evidencia de que ésta carece de planeación y de coordinación entre los equipos de trabajo.

En consecuencia, la ‘reunionitis’ implica costos de oportunidad para las organizaciones, tanto en recursos como en tiempo, una mala percepción por parte de los colaboradores de que las reuniones no sirven para nada y, sobretodo, se convierten en una barrera para alcanzar resultados positivos.

Esto puede llegar a afectar otros ámbitos de los colaboradores, como la vida personal y familiar, pues el tiempo destinado a reuniones en exceso implica una mayor destinación al trabajo, sacrificando el tiempo para la familia, el ocio, el deporte, la realización personal, etc.

Por lo tanto, de acuerdo a la opinión de los expertos, si bien las reuniones son importantes para el logro de los objetivos de una organización, no se puede abusar de ellas. Por ello, a continuación se describen algunas pautas para que sean realizadas reuniones efectivas y productivas, evitando sus excesos:

1. Identificar la importancia de realizar la reunión

Una de las causas de la ‘reunionitis’ es que no se realiza un ejercicio a conciencia de la importancia de realizar la reunión. Es en este punto en el cual se debe dejar claro si es imprescindible su realización, o si existen otros medios por los cuales se puedan tomar decisiones o hacer un llamado a la acción.

Por ejemplo, si se considera programar una reunión para dar instrucciones o transmitir información, se puede usar el correo electrónico, la llamada telefónica, la teleconferencia o la expedición de una comunicación interna (en el caso de las Entidades Gubernamentales). En este caso, estos medios sustituyen perfectamente a la reunión.

2. Establecer el objetivo de la reunión

Si es imprescindible realizar una reunión, es necesario que sea establecido un objetivo y los resultados que se esperan con la misma.

3. Planear la reunión

Se debe realizar una agenda de trabajo, en la que quede claro el punto de partida y de llegada, y sean identificados los recursos y el tiempo necesario para la realización de cada tema. Asimismo, se debe convocar a las personas indicadas para el desarrollo efectivo de la reunión, evitando invitar a personas ajenas al tema a ser tratado.

Las convocatorias deben ser realizadas con un tiempo de antelación prudente, para que las personas participantes puedan organizar su tiempo. El llamado a convocatoria debe contener la agenda de trabajo.

Además, si la reunión tiene como objetivo el análisis de documentos o de información detallada, éstos deben ser enviados junto a la convocatoria, para que los participantes puedan hacer oportunamente las revisiones correspondientes.

Finalmente, minutos antes de la hora de inicio, se deben hacer los preparativos logísticos (adecuación del lugar de reunión, instalación de equipos audiovisuales, etc.) que sean necesarios para su desarrollo.

4. Asistir con puntualidad

Para evitar retrasos en los planes de trabajo de las personas convocadas, se debe asistir a reunión en la hora programada. Para permitir la participación de la totalidad de los participantes, se sugiere establecer un margen para el inicio entre 5 y 10 minutos.

5. Establecer una duración prudente

En cuanto a la duración de la reunión, los expertos plantean que debe tener un máximo de 45 minutos, ya que duraciones posteriores hacen que los participantes se distraigan y se pierda productividad. Si en el marco de una reunión se debe hacer algún tipo de exposición, se debe destinar máximo 10 minutos. El lenguaje, así como el material utilizado (diapositivas, carteles etc.) debe ser claro y preciso.

En general, los expertos recomiendan que el tiempo destinado a las reuniones sea máximo de 50% de la jornada laboral para los directivos, y 25% para el resto de los colaboradores.

6. Enfocar la reunión al objeto por la cual fue convocada

Desde el inicio de la reunión, los organizadores deben dejar claro el objeto de la misma, y se debe mantener el control de los temas tratados, evitando que los participantes divaguen en otros aspectos para los cuales no fue programada la reunión.

Asimismo, se deben evitar distracciones durante la realización de la reunión y mantener un control del tiempo. Por ejemplo, evitar la interrupción por parte de personas no participantes, no permitir el uso de dispositivos electrónicos (computadores, teléfonos celulares, etc.) durante la misma, etc.

7. Resumir los temas tratados

Al finalizar la reunión, se debe resumir brevemente los temas que fueron tratados y las decisiones que se tomaron. En este punto, toma importancia la realización de un acta que soporte estos puntos.

8. Evaluar los resultados

Utilizando medios alternativos, se debe hacer seguimiento a las decisiones tomadas y a las acciones implementadas, para verificar la efectividad y los resultados de la realización de la reunión. Esto servirá como base para determinar la importancia de realizar nuevas convocatorias.

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